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Case01_ 月初の徹夜作業からの解放!クリックするだけで数々の帳票が出てくるように!

【導入前の現状】
1.手書きの原始資料を基に、Excelで集計
1000人を超える登録者、その来所記録等のIT化ができておらず、月末はExcelや手集計の徹夜作業で、公的機関に提出する報告書を作成しておられました。
誰(年代や性別、居住地域などで分類)が、いつ訪れて、どんなサービス(職業紹介、カウンセリング、セミナーなど)をどれだけの回数受けているのか、といった日別の細かいデータの集計を要求されていました。また、「来月からは、曜日別の分析表も出してほしい」といった別の要求が来ることも多く、その都度、Excelと原資資料とのつき合わせで、気の遠くなるような作業でした。
2.顧客マスタだけは、Accessで入力
1000人を超える登録者の住所や誕生日など、基本的な情報は、担当者の方がAccessを使って、登録しておられました。が、誰がいつ訪れて、どんなサービスを利用したのかといった履歴については、Accessでどのように入力していったらいいのか、運用の仕方がわからなかったため、手書きとExcelでの処理を行っておられました。

【当社のサポート】
相談した結果、
1. Accessで顧客情報については登録していっているので、それを活用したい。
2. Accessだと、別の視点からのデータの集計を要求されたときでも、自分たちで修正して、作ることが可能。
といった点から、Microsoft Accessを使って、履歴を入れ込み、報告書を印刷することにしました。
1ヶ月で完成させないといけなかったので、当社で、テーブルの設計、入力フォームの作成等の設計を代行しました。
1ヵ月後に履歴を入力して、システムが完成。
その後の2ヶ月で、Accessのクエリによる集計操作、レポートの作成等を担当の方にお教えし、自分達で、システムの手直しができるようになりました。

【導入後】
日々、来訪した登録者が利用されたサービスをAccessで入力していくことで、月末には、担当者が何をしなくても、一度ボタンをクリックするだけで、10枚ほどの報告書がすぐに出てくるようになりました。
また、「○○についての集計もしてほしい」といった要求に対しても、担当者の方が修正し、対応できるようになりました。

【お客様の喜びの声】
自分達で直せるということが、従来の別注のシステムとは違う大きな利点だと思います。
報告先で、「こんな低価格でここまでのシステムができるなんてほんとうにすごい!」と感心されました。
私も鼻高々です。


クライアント(担当者) 職業紹介機関 統括責任者様
使用ソフト Microsoft Access2003
サポート期間 6ヶ月(後半3か月は、月1回1時間のサポート)
サポート内容 設計代行、操作インストラクション
サポート費用 前半3ヶ月:約360,000円(月平均120,000円)
後半3か月:約36,000円(月平均12,000円)
Access活用のポイント 1.履歴が入力できるようなテーブル設計をする
2.集計クエリをうまく活用する
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